Règlement général sur la protection des données
Comment vos données personnelles sont-elles collectées, conservées et traitées ?
Avant de commencer
La présente Charte s’applique à toutes les données à caractère personnel traitées par notre société COURRIER TRANSPORT MIMETAINS agissant en qualité de responsables de traitement dans le cadre des produits et services fournis à des clients professionnels et entreprises. Elle explique quelles données nous sommes susceptibles de collecter vous concernant ou relatives aux Personnes Liées, de quelle manière nous utilisons ces données, avec qui nous sommes susceptibles de les partager et quelles mesures nous prenons pour nous assurer de leur confidentialité et de leur sécurité. Cette Charte couvre tous les traitements de données personnelles dont le responsable est COURRIER TRANSPORT MIMETAINS, une information spécifique vous sera communiquée si cela est nécessaire.
Toutes les personnes physiques dont vous nous transmettez les données doivent être informées, notamment au travers de cette Charte de la façon dont nous sommes susceptibles de collecter et traiter leurs données.
Ces personnes doivent notamment être informées de leurs droits
.
Lorsque nous utilisons les termes « vous » ou « votre/vos », cela signifie vous, votre entreprise ou toute personne susceptible d’une relation contractuelle avec nous, d’affacturage, d’assurance et toute autre personne au sein de votre société
(Notamment vos mandataires et signataires autorisés, conjoints, contacts, souscripteurs salariés, clients etc.).
Le terme « Personne Liée » désigne toute personne physique liée à votre activité, notamment dirigeant, garant, représentant légal, associé, propriétaire, client, sous-traitant ou toute autre personne en rapport avec COURRIER TRANSPORT MIMETAINS.
De même, lorsque nous utilisons les termes « CTM », « nous » ou « notre/nos », cela inclut toutes les entités COURRIER TRANSPORT MIMETAINS (CTM), tel que le contrôle s’apprécie au sens de l’article L.233-3 du Code de Commerce.
Quelles données collectons-nous ?
Les données que nous collectons ou détenons à votre égard peuvent provenir de diverses sources. Certaines ont été collectées directement de vous ou d’autres personnes comme les Personnes Liées, d’autres peuvent avoir été collectées dans le respect de la réglementation applicable, dans le passé. Nous pouvons également collecter des informations vous concernant lorsque vous échangez avec nous, par exemple lorsque vous visitez nos sites Internet ou que vous utilisez nos applications mobiles, lorsque vous nous appelez ou vous rendez dans l’une de nos agences.
Certaines peuvent même provenir de sources accessibles au public (par exemple, des registres des créanciers, de la presse et de sites Internet) ou auprès de sociétés externes (agences de contrôle de la solvabilité par exemple). Nous sommes également susceptibles de collecter des données en associant des ensembles de données (par exemple, des données de localisation si vous disposez d’une application mobile à condition que la géolocalisation soit activée ? ou la géolocalisation AXXES).
Les données que vous nous fournissez (incluant celles des Personnes Liées) peuvent par exemple concerner :
Des informations relatives à votre identité telles que votre nom, genre, date et lieu de naissance, les informations présentes sur vos justificatifs d’identité ;
Vos coordonnées telles que votre adresse postale, adresse de messagerie électronique, numéros de téléphone ;
Des informations que vous nous fournissez en remplissant des formulaires ou en communiquant avec nous, que ce soit par téléphone, en présentiel, par courrier électronique ou par tout autre moyen de communication en ligne ou en répondant à des questionnaires ou à des enquêtes de satisfaction;
Les données que nous collectons ou générons peuvent concerner notamment :
Les informations relatives à notre relation commerciale ;
Les informations que nous utilisons pour vous identifier et vous authentifier comme votre spécimen de signature et toute autre information que nous pourrions recevoir de sources externes pour nous assurer de votre identité ; Des données de localisation géographique (à propos de la position de nos véhicules en temps réel); Toute information contenue dans la documentation client ou dans les formulaires que vous pourriez compléter en tant que prospect ; Toute information de nature commerciale, telle que les détails des produits ou services dont vous bénéficiez; Des informations relatives à votre professionnalisme et nos relations contractuelles antérieures avec vous s’il y en a déjà eu;
Des données liées à nos investigations internes, notamment les contrôles relatifs aux vérifications préalables à une entrée en relation ou tout au long de notre relation commerciale, les contrôles relatifs à l’application des règles en matière de sanctions, de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme et toutes informations liées aux contrôles menés sur nos moyens de communication ;
Les enregistrements de toutes les correspondances et communications entre nous, comprenant, les messages électroniques, les messageries instantanées, les communications sur les réseaux sociaux ou tout autre type d’échanges et de communications ;
Toute information dont nous avons besoin pour répondre à nos obligations légales et réglementaires, notamment vos données de transactions financières, les informations nécessaires à la détection de toute activité suspicieuse ou anormale vous concernant ou concernant les personnes avec lesquelles vous êtes en relation.
Les données que nous obtenons d’autres sources peuvent notamment comprendre :
Des informations de communication (par exemple, informations contenues dans les messages électroniques, informations de tiers, informations de « chat », messages instantanés, informations médias, litiges ou procès-verbaux);
Des informations que vous nous avez demandé de collecter pour vous (informations relatives à vos comptes ou avoirs détenus auprès d’autres établissements financiers).
Comment utilisons-nous vos données ?
Nous n’utiliserons vos données à caractère personnel que si vous y avez consenti ou que cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus par la loi :
La protection de nos intérêts légitimes ;
L’exécution d’un contrat conclu ou d’un engagement au titre duquel vous êtes et/ou nous sommes engagés ;
Le respect d’une obligation légale ou réglementaire ;
La préservation de l’intérêt public, comme la prévention ou la détection d’une fraude ou d’un délit financier ;
Nous collectons et traitons des informations vous concernant pour diverses raisons et notamment pour :
Vous fournir des services à hauteur de notre réputation et valider toute instruction ou transaction que vous sollicitez ou autorisez ;
Répondre à l’ensemble de nos obligations légales, réglementaire ou fiscales et notamment assurer la conformité de notre société COURRIER TRANSPORT MIMETAINS, aux lois et réglementations en vigueur ;
Prévenir ou détecter tout risque de fraude ou délit financier ;
Assurer la défense de nos droits et le respect de nos obligations légales, réglementaires ou fiscales ;
Gérer nos besoins opérationnels internes en matière de gestion quotidienne de nos sociétés.
Respect de nos obligations légales et réglementaires
Nous utilisons vos données à caractère personnel pour respecter nos obligations, nous conformer à toute loi ou règlement applicable et, le cas échéant, les partager avec une autorité compétente dans le strict respect de la loi applicable s’il y a lieu de le faire. La finalité de cette utilisation est de détecter ou prévenir tout risque de délit / crime et est fondée sur une obligation légale ou sur notre intérêt légitime.
Marketing et études de marché
Des agences en charge de la réalisation d’études de marché sont susceptibles de prendre contact avec vous (par courrier, par téléphone, par courrier électronique ou tout autre moyen de communication) afin de vous inviter à prendre part à une étude.
Suivi et enregistrement de nos échanges
Nous sommes susceptibles d’enregistrer et de conserver les conversations que vous (ou une Personne Liée) avez avec nous – y compris les appels téléphoniques, les réunions en face à face, les lettres, les messages électroniques, les « chats » en direct, les conversations vidéo et tout autre type de messagerie – afin de vérifier vos instructions. Nous sommes également susceptibles d’évaluer, analyser et améliorer nos services, de former nos collaborateurs, de gérer les risques ou prévenir et détecter les fraudes et autres délits financiers à partir de ces données.
Nous utilisons un système de vidéosurveillance dans et autour de nos agences et de nos bureaux à des fins de sécurité et nous sommes donc susceptibles de collecter des images, photos ou des vidéos de vous, ou d’enregistrer votre voix via ce procédé.
Avec qui sommes-nous susceptibles de les partager ?
Nous sommes susceptibles de transférer et de divulguer vos données à :
Des sous-traitants, des mandataires, des partenaires ou des prestataires de services qui travaillent pour nous (ce qui inclut leurs salariés, leurs administrateurs et leurs dirigeants) ;
Des agences de recouvrement des créances ;
Des assurances
Des avocats ou un tribunal, en cas de litiges des gestionnaires de fonds qui vous fournissent des services de gestion d’actifs et tous les intermédiaires distributeurs et les commissionnaires ou courtiers qui vous mettent en relation avec nous ou traitent avec nous pour votre compte ;
Toute personne, société ou autre qui possède un intérêt ou assume un risque au regard ou dans le cadre des produits ou services que nous vous fournissons ;
Des commissaires aux comptes, des régulateurs, la cellule TRACFIN, des autorités administratives indépendantes ou des organismes de résolution des litiges afin de se conformer à leurs demandes, la police nationale ;
Des sociétés qui réalisent des études commerciales ou de marché pour nous ;
Toute autre personne impliquée en cas de litige au regard d’une opération ;
Le gouvernement français, les autorités/juridictions judiciaires ou administratives.
Combien de temps les conservons-nous ?
Nous conserverons vos données tant que vous utiliserez nos services ou serez en relation contractuelle avec nous.
Nous sommes également susceptibles de les conserver même si vous décidez de ne plus utiliser nos services ou rompez nos relations contractuelles, notamment pour nous conformer à la législation applicable, pour défendre nos intérêts ou faire valoir nos droits.
Nous ne les conserverons pas plus longtemps que nécessaire et, conformément à la législation applicable, lorsque nous n’en auront plus besoin ou passé le temps de prescription légal français, nous les détruirons en toute sécurité conformément à notre politique interne.
Certaines données pourront être conservées pour une durée supplémentaire pour la gestion de réclamations et/ou contentieux ainsi que pour répondre à nos obligations légales ou réglementaires ou encore pour répondre à des demandes d’autorités habilitées.
Vos droits
Vous disposez de droits sur les données personnelles vous concernant :
Le droit d’obtenir des informations sur les données que nous détenons sur vous et les traitements mis en œuvre;
Dans certaines circonstances, le droit de recevoir des données sous forme électronique et /ou de nous demander de transmettre ces informations à un tiers lorsque cela est techniquement possible (veuillez noter que ce droit n’est applicable qu’aux données que vous nous avez fournies) ;
Le droit de modifier ou corriger vos données ;
Le droit de nous demander la suppression de vos données dans certaines circonstances (veuillez noter que des dispositions légales ou réglementaires ou des raisons légitimes peuvent nous imposer de conserver vos données ;
Le droit de nous demander de restreindre ou de vous opposer au traitement de vos données, dans certaines circonstances (veuillez noter que nous sommes susceptibles de continuer à traiter vos données personnelles si nous avons une raison légitime de le faire).
Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant. Pour cela, veuillez-vous reporter à la rubrique « Plus de détails concernant vos données ».
Vous trouverez de plus amples informations à propos de vos droits sur le site Internet de la CNIL : https://www.cnil.fr/ .
Vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (merci de cliquer ici ou d’adresser un courrier à l’adresse suivante : CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris – Cedex 07).
Qu’attendons-nous de vous ?
Vous devez vous assurer que les informations que vous nous avez transmises sont pertinentes et à jour. Vous devez également nous informer, sans délai, de tout changement significatif dans votre situation. Si vous nous fournissez des informations sur un tiers, vous devez vous assurer qu’il vous y a autorisé.
Comment assurons-nous la sécurité de vos données ?
Nous mettons en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger vos données, notamment le chiffrement, l’anonymisation et la mise en place de procédures de sécurité physique. Nous imposons à notre personnel et à tous les tiers travaillant pour COURRIER TRANSPORT MIMETAINS de respecter des normes strictes en matière de sécurité et de protection de l’information, y compris des obligations contractuelles aux termes desquelles ils s’engagent à protéger toutes les données et à appliquer des mesures strictes en matière de transfert de données.
En savoir plus sur vos données
Si vous souhaitez en savoir plus sur les dispositions de cette Charte de Protection des Données ou contacter notre Délégué à la Protection des Données, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante :
COURRIER TRANSPORT MIMETAINS
– Délégué à la Protection des Données (Mr MALKI Omar)
7 avenue de Bruxelles
13127 VITROLLES
ANNEXE 1: A QUELLES FINS UTILISONS-NOUS VOS DONNEES ?
1. Sécurité et poursuite de nos activités : nous prenons des mesures pour faciliter la poursuite de nos activités et assurer la sécurité des données que nous conservons (dont des mesures de sécurité physique) afin d’exécuter nos obligations légales, définir et mettre en pratique notre stratégie interne en matière de risque relevant de notre intérêt légitime. Nous mettons également en place des mesures de sécurité visant à protéger notre personnel et nos locaux (notamment un dispositif de vidéosurveillance et un suivi des incivilités constatées).
2. Gestion du risque : nous utilisons vos données à caractère personnel pour mesurer, détecter et réduire la probabilité (i) de la survenance d’une perte financière, (ii) d’une atteinte à notre réputation, (iii) de la commission d’une infraction, (iv) d’un problème de conformité ou (v) de perte pour un client
Selon les services dont vous bénéficiez, vos données pourront être utilisées afin de détecter tout risque d’abus de marché.
Nous les utilisons également afin d’exécuter nos obligations légales et si nous y avons un intérêt légitime.
Cette utilisation des données est fondée sur notre intérêt légitime.
4. Amélioration des services : nous utiliserons l’analyse de vos données pour identifier de possibles améliorations de nos services (notamment leur efficacité et leur rentabilité).
Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est notre intérêt légitime.
5. Analyse des données : nous sommes susceptibles d’utiliser vos données en procédant à leur analyse afin d’identifier les possibilités de promouvoir nos produits et services auprès de clients actuels ou potentiels. Cela peut inclure l’analyse de l’historique des opérations d’un client afin de lui proposer des produits et services adaptés et personnalisés.
Cette utilisation des données est fondée sur notre intérêt légitime.
6. Protection de nos droits : nous sommes susceptibles d’utiliser vos données afin de protéger nos droits notamment dans le cadre de la défense ou de la protection de droits et d’intérêts légaux (par, le recouvrement de sommes dues, la cession de créances, la défense de nos droits de propriété intellectuelle), d’actions en justice, de la gestion de réclamations ou de litiges, en cas de restructuration de sociétés ou autres opérations de fusion ou acquisition. Nous les utiliserons sur la base de nos intérêts légitimes.
7. Respect des législations et des réglementations : nous nous assurons du respect de toute législation ou réglementation en vigueur.
Ce traitement peut se fonder sur le respect d’une obligation légale, l’intérêt public ou notre intérêt légitime.
8. Prévention et détection des délits : nous utilisons vos données à caractère personnel pour prendre des mesures et ainsi prévenir les délits et autres infractions dont le suivi et la gestion du risque de fraude, les contrôles réalisés à l’égard des clients, le filtrage des noms et des opérations ainsi que l’identification du risque potentiel présenté par un client. Ce traitement d’évaluation du risque se fonde sur le respect de nos obligations légales, l’intérêt public et/ou notre intérêt légitime. Nous sommes également susceptibles de partager vos données avec les autorités judiciaires compétentes et tout autre tiers si la loi nous y autorise expressément, aux fins de la prévention ou de la détection des délits.
STEPHANE BOSI
Président